Videosorveglianza in azienda: un po’ di chiarezza

Non è raro che, in occasione di sopralluoghi presso la sede aziendale di società che si avvalgono dei servizi consulenziali erogati da Programma Radon Srl, il consulente incaricato domandi al datore di lavoro o al dirigente di turno: “prima di installare l’impianto, avete provveduto a richiedere specifica autorizzazione dell’installazione alla Direzione provinciale del Lavoro competente per il territorio?” Questa semplice domanda è di per sé spesso sufficiente a determinare reazioni di vario genere che vanno da “l’impianto c’è ma non è in funzione” a “l’installatore non me ne ha parlato” al “no, ma ho fatto firmare il consenso ai lavoratori”…

La materia non è poi così complicata, ma riteniamo utile fare un po’ di chiarezza.

Lo Statuto dei Lavoratori (Legge n. 300 del 1970), prima ancora della normativa in materia di protezione dei dati, è il pilastro centrale da cui occorre partire per un’analisi che ci consenta di comprendere a fondo perché esistano specifici adempimenti che devono essere scrupolosamente posti in essere per non incorrere in sanzioni.

L’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori stabilisce che gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale.

La parte datoriale di aziende all’interno delle quali siano presenti una rappresentanza sindacale unitaria o una rappresentanza sindacale aziendale, dovrà, se vi è l’intenzione di installare nei luoghi di lavoro un impianto di videosorveglianza, procedere con la stipula di uno specifico Accordo sindacale. Laddove non sia presente alcuna rappresentanza sindacale, il Titolare avrà l’obbligo di richiedere apposita autorizzazione all’installazione dell’impianto all’Ispettorato Territoriale del Lavoro competente per il territorio, presentando apposita istanza.

La richiesta dell’Autorizzazione alla Direzione Provinciale del Lavoro va corredata con alcuni documenti che specificano le motivazioni per le quali l’Azienda ha scelto di installare l’impianto ed il concreto funzionamento dello stesso.

Al di là della procedura di richiesta di autorizzazione, occorre informare i lavoratori?

Sì. L’immagine è a tutti gli effetti un dato personale identificativo. Si raccomanda quindi al Titolare del trattamento di rendere nota la presenza dell’impianto tramite cartelli e di predisporre una informativa scritta. Per questo specifico trattamento non sarà necessario richiedere al lavoratore (interessato) uno specifico consenso, in virtù del fatto che la base giuridica del trattamento risiede nel legittimo interessa del titolare (che conformemente a quanto previsto dalla normativa avrà richiesto autorizzazione alla DTL o avrà stipulato l’accordo con le rappresentanze sindacali).

Occorre che il Titolare fornisca ai manutentori, che possano anche per ragioni tecniche accedere alle immagini registrate, qualche documento scritto?

Quando vi siano soggetti esterni che possano accedere alle immagini, occorrerà fornire a tali soggetti una nomina a Responsabile esterno (come prevista dall’art. 28 Regolamento GDPR 2016/679). Tale fonte giuridica infatti precisa che, qualora un trattamento debba essere effettuato per conto del titolare del trattamento, quest’ultimo dovrà ricorrere unicamente a responsabili del trattamento che presentino garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del presente regolamento e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato.

Se i lavoratori accedono all’area di ripresa delle videocamere solo sporadicamente, è possibile evitare di stipulare l’Accordo sindacale o di richiedere l’autorizzazione alla DTL?

No. Ciò infatti è stato ribadito dalla Corte di Cassazione con la sentenza 4331 del 2014.

Nel caso in cui un impianto sia presente ma non sia stata richiesta autorizzazione alla DTL, basterà non farlo funzionare per evitare di richiedere l’autorizzazione?

L’installazione dell’impianto nei luoghi di lavoro dev’essere sempre preventivamente autorizzata. La presenza dell’impianto di videosorveglianza, anche se non funzionante, necessità di preventiva autorizzazione.

Se l’impianto è attivo solo in periodo notturno (senza la presenza di lavoratori in azienda), è possibile evitare di stipulare l’Accordo sindacale o di richiedere l’autorizzazione alla DTL?

L’installazione dell’impianto dev’essere sempre preventivamente autorizzata. La presenza dell’impianto di videosorveglianza, anche se funzionante solo quando i lavoratori non sono presenti negli spazi aziendali di lavoro, necessità di preventiva autorizzazione.

L’installazione di un impianto che inquadri il perimetro esterno del fabbricato aziendale, è anch’essa subordinata all’autorizzazione della DTL o all’Accordo sindacale?

Sì, se negli spazi esterni al perimetro aziendale avvengono attività lavorative (ad es. carico e scarico merci). Viceversa, se in tali spazi non vengono svolte attività lavorative neppure saltuarie, non dovrà esser chiesta autorizzazione alla DTL o predisporre Accordo sindacale.

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