Smart Working e fine dello stato di emergenza: siete pronti?

Dal 1° Aprile, con la probabile fine dello stato di emergenza, terminerà la possibilità per le aziende di usufruire dello smartworking in modalità semplificata: questo significa che tutte le aziende che desiderano continuare a far lavorare i propri dipendenti da remoto dovranno dotarsi dei cosiddetti “accordi individuali”, come specifica la Legge n. 81/2017 sul Lavoro Agile.

Negli accordi individuali, come anche definisce il Protocollo Nazionale sul Lavoro Agile siglato a Dicembre al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali in accordo alle parti sindacali, il Datore di lavoro dovrà indicare, per ogni dipendente che opera da remoto:

1. la durata dell’accordo (a termine o a tempo indeterminato);
2. l’alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali;
3. i luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa esterna ai locali aziendali;
4. gli aspetti relativi all’esecuzione della prestazione lavorativa svolta al di fuori dei locali aziendali, anche con riguardo alle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e alle condotte che possono dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari nel rispetto della disciplina prevista nei contratti collettivi;
5. gli strumenti di lavoro;
6. i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e/o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione;
7. le forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto sia dall’art. 4, legge 20 maggio 1970, n. 300 (Stat. Lav.) e s.m.i. sia dalla normativa in materia di protezione dei dati personali;
8. l’attività formativa eventualmente necessaria per lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile;
9. le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali.

Inoltre, oltre agli accordi individuali, l’azienda dovrà anche dotarsi di un Regolamento Aziendale (Policy) che specifica le modalità di organizzazione e applicazione del lavoro agile nella propria azienda, come per esempio: i criteri di accesso allo smartworking ed i possibili destinatari o settori coinvolti, le norme comportamentali generali, i responsabili di progetto, la stima del numero di giorni di lavoro agile nella settimana/mese etc.

Si comprende dunque come la Legge lasci al Datore di lavoro ampia discrezionalità decisionale nella definizione dei contenuti specifici presenti nel Regolamento aziendale e negli accordi individuali, relativamente agli argomenti sopra indicati.

Da questo punto di vista, dunque, l’introduzione dello smartworking in azienda deve avvenire sia assicurando, da un lato, l’allineamento dello Smart working ai temi chiave di business dell’azienda ma anche rispondendo, dall’altro, ai bisogni del personale, ed essere adatto a generare effetti positivi in termini di benessere aziendale.

Non esiste, in tal senso, una formula di smartworking uguale per tutte le aziende, ma ogni aspetto del Regolamento e degli Accordi individuali dev’essere personalizzato, considerando le peculiarità di ogni singola realtà organizzativa e le caratteristiche della popolazione aziendale.

In tal senso, sono davvero molte le questioni a cui un Datore di Lavoro deve dare una risposta prima di strutturare il Regolamento e gli accordi per i dipendenti, ad esempio:

– come fare a decidere quali criteri utilizzare per stabilire chi può partecipare allo smart-working e chi no, onde evitare situazioni di discriminazione tra i lavoratori che possono compromettere il clima di lavoro. E’ sensato considerare, oltre alla mansione, la situazione familiare? La distanza del lavoro da casa? La presenza di una stabile connessione web? Etc.

–  oppure come garantire il controllo sulla performance dei dipendenti al di fuori del contesto aziendale, in modo da tenere monitorato il raggiungimento degli obiettivi. Sono preparati i manager dell’azienda a gestire le persone da remoto?

– ancora, come gestire la questione degli orari di lavoro ed assicurare i tempi di disconnessione? E’ sensato/possibile introdurre maggiore flessibilità oppure no?

–  come gestire le problematiche relative agli strumenti di lavoro utilizzati dai dipendenti e le modalità di connessione web? Come gestire l’utilizzo di strumenti/connessioni proprie del lavoratore? E’ necessario prevedere dei rimborsi?

Ovviamente, la definizione di questi aspetti non deve avvenire solo “sulla carta”, attraverso la scrittura del Regolamento e degli Accordi, ma dovrà poi essere operativamente tradotta nell’attività quotidiana di lavoratori e  manager, in modo da far sì che il piano di smartworking così delineato porti realmente i suoi frutti in termini di produttività e clima di lavoro positivo e non si traduca, al contrario, in una fonte di stress per le persone.

Come potrebbe succedere, ad esempio, se le persone che partecipano allo smartworking non sono adeguatamente preparate a svolgere in autonomia la prestazione da remoto o se, diversamente, i manager non sono in possesso delle giuste competenze di “smart-leader”. Ecco perché, come indicato al punto 8), è possibile prevedere in azienda attività formative che sviluppino nei lavoratori le adeguate competenze relative al lavoro agile.

Infine, come definito dalla Legge 81/2017 sul Lavoro Agile all’art 22, “Il datore di lavoro garantisce la salute e la sicurezza del lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile e a tal fine consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro”. Un altro aspetto che non può essere trascurato nel momento in cui si formalizza lo smartworking all’interno della propria azienda.

E’ comprensibile che la definizione di tutti questi aspetti può non essere semplice, in quanto si tratta di decisioni strategiche che hanno un forte impatto sul clima e la produttività aziendale.

Proprio per questo motivo, negli ultimi anni Programma Radon si è specializzata nell’assistere datori di lavoro e manager nella definizione di piani di smart working personalizzati sulle esigenze delle aziende, fornendo consulenza strategica e legale per assicurare il massimo dei vantaggi legati a questa nuova modalità organizzativa.

Se hai bisogno di supporto per una qualsiasi delle fasi di implementazione dello smart working regolamentato in azienda, non esitare a contattarci