Per poter applicare correttamente quanto previsto dal Nuovo regolamento Privacy è necessario prima chiarirne il campo di applicazione, ossia cosa si intende esattamente con dato personale. Nella direttiva si definisce infatti come dato personale qualsiasi informazione relativa ad una persona fisica identificata o identificabile. Mentre è facile intuire cosa si intende con il termine identificata, è necessario approfondire cosa sta dietro al concetto di identificabile. 
Una persona è identificabile quanto può essere identificata direttamente o indirettamente attraverso il riferimento a un numero di identificazione o a uno o più fattori specifici legati alla sua identità fisica, mentale, economica, culturale o sociale.
Come fare a capire se è un dato personale?
Una foto è un dato personale? Ovviamente se io non conosco il soggetto non ho la possibilità di identificarlo, quindi per me una foto di una persona a caso non è un dato identificabile. Ma i colleghi, famigliari, amici della persona nella foto possono identificarlo? Ovviamente sì, e questo fa di una foto generica un dato personale, con tutto quello che ne consegue. La domanda che ci si deve sempre porre quando si trattano dati è: qualcuno può ricollegare una persona fisica a quella informazione? Se la risposta è sì allora si tratta di dato personale.
Costituiscono dati personali anche tutte quelle combinazioni di elementi (quali età, sesso, inquadramento contrattuale, stipendio, etc) che pur non nominando espressamente una persona possono essere inequivocabilmente ricollegati ad essa attraverso strumenti in dotazione al titolare.
Il caso delle mail aziendali
Analizziamo adesso il caso delle mail dei referenti aziendali, che sono sicuramente elemento di interesse per tutte quelle aziende attive nel settore B2B. Infatti se di sicuro tutte le aziende che hanno come clienti i consumatori finali sanno per certo di essere pienamente interessate dagli obblighi del Nuovo Regolamento Privacy, nel settore B2B la semplificazione del 2011 ha creato l’illusione che tutto ciò che fosse riconducibile ad una persona giuridica (compreso quindi anche il contatto del referente dell’azienda) non fosse più soggetto alle tutele del codice Privacy. Questo presupposto è profondamente sbagliato proprio per quanto abbiamo specificato prima: un dato personale è quell’insieme di informazioni che è riconducibile ad una persona fisica ed è inequivocabile che un indirizzo mail, soprattutto se abbinato al nome della persona o alla sua funzione, è una informazione che contraddistingue inequivocabilmente quella persona e che ne permette quindi l’identificazione. Pertanto diventa un dato personale assoggettato a tutti gli adempimenti previsti dal Regolamento Privacy. Il fatto che sia una mail aziendale è irrilevante.
Tale concetto viene ribadito anche nelle Linee guida in materia di attività promozionale e contrasto allo spam – 4 luglio 2013 del Garante Privacy, dove nell’ultimo paragrafo del comma 2.2 si analizza espressamente il caso di “dipendenti che lavorano in una determinata società” che ha fornito il loro indirizzo di posta elettronica (es: nome.cognome@azienda.com) al fornitore. Ebbene viene evidenziato come tali indirizzi vanno considerati come indirizzi personali di posta elettronica e i loro rispettivi assegnatari come interessati con la seguente applicabilità per intero del Codice Privacy e del relativo impianto di tutele.
Si conclude quindi che tutte le aziende che gestiscono dati di referenti aziendali oltre che per quanto previsto dal contratto sottoscritto, anche per finalità informative, commerciali e di marketing, devono sottostare a quanto previsto dal Nuovo Regolamento Privacy garantendo la completezza delle informative, l’ottenimento del consenso, la corretta gestione dei diritti dell’interessato e tutte le misure di sicurezza minime atte a garantire la tutela del dato.
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