Mail aziendale e diritti del lavoratore

La mail aziendale che riporta il nome e cognome del dipendente, per quanto sia uno strumento aziendale, è a tutti gli effetti un dato personale e richiede alcuni accorgimenti per garantirne una corretta gestione. Le considerazioni che seguiranno non sono da ritenersi valide nel caso invece di account condivisi.

Stabilire delle regole aziendali

Nulla esclude che il datore di lavoro fornisca al suo personale chiare istruzioni per un corretto utilizzo della casella di posta fornita come dotazione aziendale, primo fra tutti che questa debba essere utilizzata per i soli fini aziendali, vietandone l’utilizzo privato. In tal modo non si avranno problemi legati ad un indebito accesso ad informazioni personali.

Ma al tema della privacy si affiancano questioni giuslavoristiche in quanto i messaggi di posta elettronica, compresi i cosiddetti dati “esteriori” e i “file allegati”, sono forme di corrispondenza assistite da garanzie di segretezza tutelate a più livelli: costituzionale, legislativo, anche penale, regolamentare, etc. Per questo diventa necessario definire delle regole che limitino la necessità di accedere alla casella di posta altrui, garantendo al contempo la continuità operativa. Fra queste il Garante indica che:

• il datore di lavoro deve mettere a disposizione dei dipendenti apposite funzionalità di sistema che consentano di inviare automaticamente, in caso di assenze (ad esempio, per ferie o attività di lavoro fuori sede), messaggi di risposta contenenti i riferimenti di contatto di un altro soggetto o altre utili modalità di contatto della struttura.
• nel caso di eventuali assenze non programmate (ad esempio, per malattia), qualora il lavoratore non possa attivare tale funzionalità, il titolare del trattamento, perdurando l´assenza oltre un determinato limite temporale, potrebbe disporre lecitamente, sempre che sia necessario e mediante personale appositamente incaricato (ad esempio, l’amministratore di sistema oppure, se presente, un incaricato aziendale per la protezione dei dati), l’attivazione di un analogo accorgimento, avvertendo gli interessati
• sia prevista la possibilità da parte di tutti i lavoratori di delegare formalmente un collega a verificare il contenuto dei suoi messaggi e gestire l’avanzamento dell’attività

Cosa fare in caso di cessazione del rapporto di lavoro

Il problema dell’accesso all’account di posta in questi casi diventa ancora più critico se la cessazione è improvvisa e non si ha quindi un opportuno passaggio di consegne. In tal caso o si son definite chiaramente le regole a priori, o l’accesso è possibile solo a fronte dell’esplicito consenso da parte dell’ex dipendente, elemento che chiaramente diventa particolarmente difficile da ottenere.

In ogni caso il Garante prevede:

• di disattivare l’account nominativo informando i destinatari, con un messaggio automatico, che le comunicazioni lavorative, e non personali, indirizzate all’account in disattivazione, potranno essere da quel momento in avanti inviate ad un nuovo indirizzo.
• la possibilità di mantenere attivo il precedente account per un periodo limitato (con una durata di conservazione che sia giustificata dall’effettive necessità operative aziendali) , l’accesso al quale deve essere stato normato nella policy di cui sopra