L’entrata in vigore del Regolamento Europeo sulla Privacy coinvolge senza dubbio tutti i professionisti operanti sia individualmente che all’interno di studi professionali, che raccolgono quotidianamente una vasta quantità di dati personali connessi al servizio offerto ai clienti. Alcuni esempi sono i commercialisti che trattano dati personali inerenti alla contabilità, gli avvocati che difendono il cliente e quindi regidono contratti ed ogni professione che tratti consulenza con i clienti.
I professionisti devono provvedere al proprio coordinamento della disciplina di organizzazione rispettando la normativa vigente, iniziando da una valutazione preliminare sulla categoria dei dati trattati e sui soggetti preposti al trattamento, successivamente individuare le finalità per la quale i dati sono raccolti e verificarne la trasparenza e liceità. Infine bisogna individuare gli ambiti della diffusione della comunicazione dei dati.
Il professionista inoltre dovrà verificare che i dati raccolti siano esclusivamente quelli necessari e pertinenti alle finalità per i quali sono trattati. I dati devono essere conservati solo per il tempo necessario al conseguimento delle finalità e devono essere adeguatamente protetti (art. 5 del GDPR).
Dopo questo primo controllo devono essere gestiti i singoli adempimenti del Regolamento senza tralasciare l’importanza della sicurezza informatica (dalla privacy by design alla privacy by default e rispettare il principio di accountability).
Gli adempimenti da attuare e la titolarità del trattamento.
Il Regolamento non indica in maniera puntuale gli adempimenti da porre in atto, ma fornisce solo la direzione in cui muoversi. Il professionista ha quindi maggiore direzionalità decisionale su come conformarsi alla normativa ma deve comunque dimostrare le ragioni e le motivazioni.
In prima battuta il professionista dovrà rivedere le informative rilasciate ai propri clienti rendendole conformi secondo l’art. 13 in particolar modo specificando il nuovo nucleo di diritti riconosciuti agli interessati.
Il ruolo di titolare del trattamento, ovvero il soggetto che determina le finalità ed i mezzi del trattamento dati personali, è rivestito dal professionista se individuale, oppure in contitolarità del trattamento se operano altri professionisti all’interno della stessa struttura individuando per ciascuno uno specifico incarico in relazione alle sue responsabilità. La nomina degli autorizzati al trattamento avviene mediante lettera di incarico ed interessa esclusivamente i soggetti all’interno della struttura che gestiscono i dati per conto del titolare e quindi devono essere istruiti adeguatamente sulla loro operatività. La stessa procedura deve inoltre essere predisposta anche per i soggetti ai quali vengono trasferiti i dati come ad esempio ai fornitori di servizi hosting.
Da non trascurare è la gestione degli archivi cartacei che col nuovo Regolamento viene raccomandato di traspostarli nel registro delle attività di trattamento, strumento operativo di pianificazione e controllo dell’organizzazione.
L’adozione di misure tecniche ed organizzative adeguate al fine di garantire un alto livello di sicurezza è richiesto dall’art. 32 e prevede di assicurare la disponibilità, l’integrità e la riservatezza dei dati e prevenirne gli accessi abusivi, la divulgazione non autorizzata, la dispersione, l’alterazione o la modifica, il tutto regolarmente verificato dal titolare del trattamento. Consigliato è l’aggiornamento periodico dei sistemi operativi e dei programmi, l’installazione di firewall, un’automatismo frequente di backup, l’utilizzo di chiavette USB con protezione criptata o con utilizzo di password, l’adozione di misure della pseudonimizzazione e cifratura dei dati personali ove possibile.
Da valutare è poi la procedura per la prevenzione in caso di scoperta di violazione dei dati personali, siccome ogni titolare del trattamento è obbligato a darne pronta comunicazione, entro le 72 ore dalla scoperta, all’Autorità Garante.
Infine è importante valutare la nomina del DPO (Data Protection Officer) o Responsabile per la protezione dei dati per le strutture dotate di un elevato numero di professionisti e divisi per settori di attività, mentre non è necessaria per i professionisti individuali o operanti in piccole strutture.
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